AIを仕事に使った方がよい気はする。でも、ITに詳しくないので何から始めればよいかわからない。
そう感じている経営者や管理職は多いはずです。
安心してよいのは、AI活用は最初から難しいことをする必要がないということです。プログラミングや専門知識がなくても、日常業務の中で使える場面はあります。
AIが苦手でも使える理由
ChatGPTのような生成AIは、専門家だけが使うものではありません。
日本語で質問したり、文章を貼り付けたり、やりたいことを説明したりするだけで使えます。
もちろん、使いこなすには慣れが必要です。ただ、最初の一歩としては、難しい設定やシステム導入よりも、身近な仕事で試すことが大切です。
ChatGPTの会社での使い方。中小企業が最初に決めることでも、会社で使い始めるための基本を解説しています。
操作よりも頼み方が大事
AI活用というと、難しい操作を覚える必要があるように感じるかもしれません。
しかし、最初に大切なのは操作ではなく、何をしてほしいかを言葉で伝えることです。
普段、部下や外部パートナーに依頼するように、目的、条件、使い道を伝えれば、AIもある程度答えてくれます。
得意なことだけ任せる
AIに何でも任せようとすると難しくなります。
最初は、文章を整える、要約する、アイデアを出す、分類する、見出しを作るといった得意な作業だけ任せれば十分です。
苦手なことまで無理に使わない方が、AIに対する苦手意識も減ります。
最初は文章のたたき台から始める
AIが苦手な人におすすめなのは、文章のたたき台作成です。
たとえば、次のような使い方です。
- メール文面を丁寧に整える
- 社内向けのお知らせ文を作る
- 会議メモを要約する
- 提案書の見出し案を作る
- 業務手順をマニュアル形式にする
これらは、AIの結果が多少ずれていても人が修正しやすい業務です。
最初から重要な判断をAIに任せる必要はありません。
修正前提で使う
AIの文章は、そのまま使うよりも修正前提で使う方が実務に合います。
最初のたたき台があるだけで、ゼロから考える負担は大きく減ります。
経営者や管理職であれば、社員向けメッセージ、会議資料の説明文、取引先への案内文などから試すと使いやすいです。
短い文章から始める
最初から長い資料を作らせる必要はありません。
まずはメール1通、社内案内1つ、会議メモ1つのように、短い文章から始めると失敗しにくくなります。
小さく試して慣れることが大切です。
AIに頼むときは具体的に書く
AIにうまく頼むコツは、難しいプロンプトを覚えることではありません。
まずは、何をしてほしいかを具体的に書くことです。
たとえば、次のように頼みます。
- 以下の文章をお客様向けに丁寧な表現へ直してください
- 以下の会議メモから決定事項とToDoを整理してください
- 以下の業務手順を初心者向けのマニュアルにしてください
- 以下の内容をもとに、社内共有用の文章を作ってください
この程度で十分です。
慣れてきたら、文字数、対象読者、口調、用途などを追加していけばよいです。
背景を一言添える
AIに頼むときは、背景を一言添えるだけで答えが良くなります。
たとえば「社員向けに」「お客様向けに」「ITに詳しくない人にもわかるように」と添えるだけで、文章のトーンが変わります。
難しいプロンプトを覚えるより、誰に向けた文章なのかを伝えることが大切です。
うまくいかないときは聞き返す
AIの回答が期待と違った場合は、そこで諦める必要はありません。
「もっと短くしてください」「専門用語を減らしてください」「箇条書きにしてください」と追加で頼めば、回答を調整できます。
AIは一回で正解を出すものではなく、会話しながら整えるものだと考えると使いやすくなります。
入れてはいけない情報に注意する
AIが苦手な方ほど、最初に安全な使い方を知っておくことが大切です。
会社で使う場合は、顧客情報、個人情報、契約情報、社外秘資料などをそのまま入力しないようにしましょう。
まずは、個人名や会社名を伏せる、公開情報だけを使う、架空の例に置き換える、といった方法で試すと安心です。
詳しくは、会社でChatGPTを使うときのセキュリティ注意点で整理しています。
名前や数字を伏せる
仕事で使う文章には、顧客名、担当者名、金額、契約内容などが含まれることがあります。
AIに入力する前に、これらを伏せるだけでもリスクを下げられます。
たとえば「A社」「担当者B」「金額C」のように置き換えてから相談する方法があります。
完璧な答えを期待しない
AIを使うときに大切なのは、完璧な答えを期待しすぎないことです。
AIは、下書き、整理、アイデア出しには役立ちます。一方で、最終判断は人が行う必要があります。
特に、数字、契約、法律、税務、顧客への正式回答などは、人が確認しましょう。
AIは「代わりに全部やってくれる人」ではなく、「たたき台を作ってくれる補助者」と考えると使いやすくなります。
自分の判断を残す
AIを使っても、最後に判断するのは人です。
この前提を持っていれば、AIを怖がりすぎる必要はありません。
AIが出した文章を読み、自社の状況に合うように直す。この使い方なら、ITが苦手な人でも十分に活用できます。
経営者が最初に試すとよい使い方
経営者や管理職が最初に試すなら、次のような使い方がおすすめです。
会議前の論点整理
会議のテーマを入力し、話し合うべき論点を出してもらいます。
会議の準備がしやすくなり、抜け漏れも減らせます。
社員への説明文作成
新しい取り組みや方針を社員に伝える文章のたたき台を作れます。
伝えたいことを箇条書きで入力し、わかりやすい文章に整えてもらいます。
業務改善アイデア出し
「この業務で時間がかかっている」と説明すると、改善の観点を出してもらえます。
最終的な判断は人が行いますが、考えるきっかけとして使えます。
社内に広げる前に自分で触ってみる
AIを社員に使ってもらう前に、経営者や管理職が自分で少し触ってみることをおすすめします。
自分で使ってみると、便利な点だけでなく、不安な点も見えてきます。
そのうえで、どの業務から社内に広げるか、どんなルールが必要かを考えると、現実的な導入になります。
AIの社内での使い方。社員に使ってもらう前に決めることも、社内展開を考えるときに参考になります。
相談相手がいると進めやすい
AIが苦手な人ほど、一人で全部調べて進めようとすると疲れてしまいます。
自社の業務に合わせて「どこから始めるか」「どの情報は入力してよいか」「社員にどう使ってもらうか」を相談できる相手がいると、進めやすくなります。
AI顧問とは？中小企業が相談できる内容・料金・進め方では、AIに詳しくない会社が相談できる内容をまとめています。
AIが苦手な人におすすめの練習方法
AIが苦手な人は、最初から業務で完璧に使おうとしなくて構いません。
まずは、失敗しても困らない内容で練習するのがおすすめです。
短い文章を整えてもらう
最初は、短い文章をわかりやすく直してもらう使い方が簡単です。
たとえば、社内連絡の文章、メールの下書き、案内文などです。
「この文章を丁寧にしてください」「短くわかりやすくしてください」と頼むだけでも、AIの使い方に慣れられます。
箇条書きを文章にしてもらう
伝えたい内容を箇条書きにして、文章にしてもらう方法も使いやすいです。
文章をゼロから考えるのが苦手な人でも、箇条書きなら入力しやすくなります。
長い文章を要約してもらう
資料やメモを読んで理解するのが大変な場合は、要約に使えます。
ただし、重要な資料や機密情報はそのまま入力せず、公開情報や社内で扱ってよい情報から試しましょう。
初心者向けのプロンプト例
AIに頼むときは、難しい言葉を使う必要はありません。
次のような短い指示から始められます。
以下の文章を、社内向けにわかりやすく整えてください。
丁寧だが堅すぎない文面にしてください。以下の箇条書きをもとに、取引先へのメール文を作ってください。
件名と本文を分けてください。以下の会議メモを、決定事項と次にやることに分けて整理してください。
わからないことは推測せず、確認が必要と書いてください。ポイントは、目的と出力形式を伝えることです。
何を作ってほしいのか、誰向けなのか、どんな形で出してほしいのかを伝えると、使いやすい回答になりやすくなります。
AI初心者が避けたい使い方
AIに慣れていないうちは、次の使い方は避けた方が安全です。
重要な判断を任せる
契約、採用、会計、法務、顧客対応の最終判断をAIに任せるのは危険です。
AIは判断材料を整理する補助として使い、最終判断は人が行います。
機密情報を入力する
顧客名、個人情報、契約内容、社外秘資料は入力しないようにします。
最初は、機密情報を含まない文章や公開情報から試すのが安全です。
回答をそのまま使う
AIの回答は自然に見えても、間違っていることがあります。
メールや資料に使う場合は、事実関係、日付、金額、相手との関係性を人が確認しましょう。
仕事で使うときの小さな成功例
AI初心者でも、次のような使い方なら効果を感じやすいです。
メールの言い換え
少し硬すぎる文章を自然にする、短い文章を丁寧にする、長い文章を簡潔にする使い方です。
文章を書くのが苦手な人ほど、下書き作成の負担が下がります。
会議メモの整理
会議中に取ったメモを、決定事項、タスク、確認事項に分けてもらいます。
会議後の共有が早くなり、抜け漏れも見つけやすくなります。
アイデア出し
キャンペーン案、改善案、記事テーマ、業務効率化の候補などを出してもらいます。
AIの案をそのまま採用する必要はありません。考えるきっかけとして使うだけでも十分です。
社内でAI初心者を支援する方法
会社としてAI初心者を支援するなら、個人任せにしないことが大切です。
まず、使ってよい業務を決めます。次に、入力してはいけない情報を共有します。そして、よく使うプロンプトをテンプレートとして用意します。
たとえば、メール作成用、議事録整理用、社内案内文用のテンプレートを用意すると、AIが苦手な人でも使いやすくなります。
また、うまく使えた事例を社内で共有すると、他の社員も真似しやすくなります。
よくある質問
パソコンが苦手でもAIは使えますか？
使えます。
最初は、チャット欄に文章を入力して返事をもらうだけで十分です。難しい設定や専門用語を覚えるより、身近な文章作成から試す方が早く慣れます。
AIの回答が間違っていたらどうすればよいですか？
AIの回答は必ず確認します。
間違っている場合は、「この部分を修正してください」「条件を変えてもう一度作ってください」と追加で指示できます。
何を入力すればよいかわかりません
最初は、目的、背景、出力形式の3つを入れましょう。
たとえば「取引先へのメールを作りたい」「商談後のお礼です」「件名と本文を分けてください」という形です。
AIに慣れるための1週間メニュー
AIが苦手な人は、短い期間で小さく触ると慣れやすくなります。
1日目：文章を言い換える
まずは、短い文章を丁寧にする、短くする、わかりやすくする練習をします。
2日目：箇条書きを文章にする
伝えたい内容を箇条書きで入力し、メールや案内文に整えてもらいます。
3日目：長い文章を要約する
公開情報や社内で扱ってよい文章を要約してもらいます。
4日目：会議メモを整理する
簡単なメモを、決定事項、タスク、確認事項に分けてもらいます。
5日目：アイデアを出してもらう
業務改善案、記事テーマ、営業資料の構成などを複数出してもらいます。
6日目：出力を修正する
AIの回答に対して「もっと短く」「初心者向けに」「丁寧に」と追加指示を出します。
7日目：仕事で使えそうな業務を選ぶ
1週間触ってみて、実際の仕事で使えそうな業務を1つ選びます。
このように段階を分けると、AIに苦手意識がある人でも無理なく慣れられます。
AI初心者が社内で相談すべきこと
AIを仕事で使う前に、会社として確認した方がよいこともあります。
- どのAIツールを使ってよいか
- 入力してはいけない情報は何か
- AIの回答を誰が確認するか
- 顧客向け文章に使ってよいか
- うまく使えた例をどこに共有するか
個人判断で使うより、会社のルールを確認してから使う方が安全です。
慣れてきたら試したい使い方
基本的な文章作成に慣れてきたら、少しずつ仕事に近い使い方へ広げます。
たとえば、営業資料の構成案を作る、問い合わせ回答のたたき台を作る、社内マニュアルの見出しを整理する、といった使い方です。
この段階でも、AIに完成品を任せる必要はありません。まずは下書きや整理を任せ、人が確認して仕上げます。
AIが苦手な人ほど、最初から完璧に使おうとしないことが大切です。小さな作業で便利さを感じると、少しずつ使える業務が増えていきます。
まとめ
AIが苦手でも、仕事に使うことはできます。
最初は、メール文面、会議メモ、社内マニュアル、資料構成など、修正しやすい業務から始めるのがおすすめです。
専門用語を覚えるよりも、まずは身近な業務で小さく試すことが大切です。
自社で何から始めればよいかわからない場合は、無料相談で業務の整理から一緒に進められます。
