ChatGPTは便利な一方で、会社で使うとなると「情報漏えいが怖い」と感じる経営者は多いはずです。
実際、社員が何でも自由に入力してしまう状態は危険です。顧客情報、社外秘の資料、契約内容などを不用意に入力すると、会社としてのリスクになります。
ただし、怖いから一切使わないという判断も現実的ではありません。大切なのは、使ってよい範囲と入力してはいけない情報を決めることです。
会社でChatGPTを使うときに不安になる理由
ITに詳しくない方が不安に感じるのは自然です。
ChatGPTは画面上では気軽に使えますが、入力した情報がどう扱われるのか、どこまで安全なのか、判断しづらいからです。
特に会社で使う場合は、次のような不安があります。
- 顧客情報を入力してよいのか
- 社内資料を貼り付けてよいのか
- AIの回答を信じてよいのか
- 社員が勝手に使っても問題ないのか
- どこまでルール化すべきかわからない
こうした不安を放置すると、現場では使われないか、逆に危ない使い方が広がってしまいます。
ChatGPTの会社での使い方。中小企業が最初に決めることでも説明している通り、最初にルールを決めることが重要です。
不安をなくすより管理する
セキュリティの不安を完全になくしてから始めようとすると、いつまでも使い始められません。
大切なのは、不安をゼロにすることではなく、リスクを把握して管理できる状態にすることです。
どの情報は入力しないか、誰が出力を確認するか、困ったときに誰へ相談するかを決めれば、必要以上に怖がらずに始められます。
社員ごとに判断させない
情報管理を社員一人ひとりの判断に任せると、使い方がばらつきます。
ある社員は慎重すぎて使わず、別の社員は危ない情報まで入力してしまう、という状態になりかねません。
会社として共通ルールを作ることで、社員の判断負荷を下げられます。
入力してはいけない情報
まず決めるべきなのは、ChatGPTに入力してはいけない情報です。
代表的なものは次の通りです。
- 顧客の氏名、住所、電話番号、メールアドレス
- 従業員の個人情報
- 契約書や見積書の詳細
- 未公開の売上や利益の情報
- 社外秘の資料
- パスワード、APIキー、認証情報
- 取引先との未公開のやり取り
これらは、AIに入力する前に必ず確認が必要です。
社内ルールでは「機密情報は入力しない」と書くだけではなく、具体例を並べる方が社員に伝わりやすくなります。
迷う情報は入力しない
社員が「これは入力してよいのだろうか」と迷う情報は、原則として入力しない運用にしておくと安全です。
迷ったときの相談先を決めておけば、現場が一人で判断せずに済みます。
特に、顧客とのやり取り、売上に関する資料、契約内容、個人が特定できる情報は慎重に扱うべきです。
匿名化して使う
どうしても文章の整理に使いたい場合は、個人名や会社名を伏せる方法があります。
たとえば「株式会社A」「担当者B」「商品C」のように置き換えるだけでも、リスクを下げられます。
ただし、匿名化しても内容から特定できる場合があります。重要な情報を扱う場合は、無理にAIへ入力しない判断も必要です。
入力しても比較的安全な情報
一方で、すべての情報が危険というわけではありません。
たとえば、次のような情報は比較的扱いやすいです。
- 公開済みの会社情報
- 一般的な業務手順
- 個人名を含まない文章のたたき台
- 社内向けの一般的な案内文
- すでにWebに公開している内容
- 架空の例として作ったデータ
最初は、このような情報を使う業務から始めると安全です。
たとえば、社内マニュアルの構成案、メール文面の言い換え、会議メモの整理などは、情報を伏せれば試しやすい領域です。
公開情報から始める
最初は、自社サイトに掲載済みの情報や、一般的な業務手順など、公開しても問題ない情報から始めると安心です。
公開情報であれば、AIに入力する心理的なハードルも下がります。
たとえば、自社サービスの説明文をわかりやすく言い換える、公開済みの記事を要約する、社内向けの説明文に整える、といった使い方です。
AIの回答をそのまま信じない
セキュリティとは少し違いますが、AIの回答をそのまま信じないことも重要です。
ChatGPTは、もっともらしい文章を作るのが得意です。しかし、内容が間違っていることもあります。
特に次のような内容は、人が必ず確認する必要があります。
- 数字や金額
- 法律や契約に関わる内容
- 税務や労務に関わる内容
- 顧客への正式な回答
- 医療や安全に関わる内容
会社で使う場合は「AIは下書き作成や整理の補助であり、最終判断は人が行う」と決めておくと安全です。
確認ポイントをチェックリスト化する
AIの回答を確認するときは、見るべきポイントを決めておくと便利です。
たとえば、事実関係、数字、固有名詞、社内ルールとの整合性、顧客への表現が適切か、といった項目です。
チェックリストがあると、AIに慣れていない社員でも確認しやすくなります。
社内ルールに入れるべき項目
中小企業が最初に作るルールは、完璧でなくても構いません。
まずは、次の項目を簡単に決めるだけでも十分です。
- 利用してよい業務
- 入力してはいけない情報
- AIの回答を確認する担当者
- 顧客対応に使う場合の確認方法
- 困ったときの相談先
重要なのは、社員が迷わないことです。
難しい規程を作るより、現場で使える具体的なルールの方が定着しやすくなります。
AIの社内での使い方。社員に使ってもらう前に決めることでは、社内展開の進め方も解説しています。
A4一枚から始める
最初のルールは、A4一枚程度でも構いません。
使ってよい業務、入力禁止の情報、確認方法、相談先が書かれていれば、現場で使うには十分です。
必要になったら、運用しながら詳しい規程に育てていけば問題ありません。
最初は機密情報を扱わない業務から始める
ChatGPTを安全に使うには、最初に扱う業務を選ぶことが大切です。
おすすめは、機密情報を使わなくても試せる業務です。
- 社内向け案内文の作成
- 会議の論点整理
- 公開情報をもとにした資料構成
- 社内マニュアルの見出し作成
- メール文面の言い換え
このような業務で使い方に慣れてから、少しずつ範囲を広げる方が安全です。
経営者が関与した方がよい理由
ChatGPTの利用ルールは、現場だけに任せすぎない方がよいです。
なぜなら、情報管理の方針や責任範囲は、会社として決める必要があるからです。
経営者や管理職が最初に方針を示すことで、社員も安心して使いやすくなります。
AI活用の進め方全体を整理したい場合は、AI顧問とは？中小企業が相談できる内容・料金・進め方も参考になります。
ChatGPT利用で起こりやすいリスク
ChatGPTを会社で使うときのリスクは、情報漏えいだけではありません。
実務では、次のようなリスクも考える必要があります。
誤情報を使ってしまう
ChatGPTは自然な文章を作れますが、内容が正しいとは限りません。
存在しない制度、古い情報、誤った計算、事実と違う説明が混ざることがあります。
特に、顧客への回答、契約条件、法務・会計・税務に関わる内容は、人が必ず確認する必要があります。
著作権や引用の問題
AIが出した文章やアイデアでも、外部公開する場合は注意が必要です。
他社の文章に似すぎていないか、引用元が不明な情報をそのまま使っていないか、画像や資料で権利侵害が起きないかを確認します。
社員ごとの使い方のばらつき
ルールがないと、社員によって使い方が大きく変わります。
ある社員は慎重に使い、別の社員は顧客情報をそのまま入力してしまう。こうしたばらつきを防ぐために、会社として最低限のルールを作ります。
入力禁止情報を具体的に決める
「機密情報を入れない」と伝えるだけでは、現場は判断に迷います。
入力禁止情報は、できるだけ具体的に示しましょう。
| 分類 | 例 |
|---|---|
| 個人情報 | 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日 |
| 顧客情報 | 顧客名、担当者名、取引条件、問い合わせ履歴 |
| 契約情報 | 契約書、見積金額、請求内容、支払条件 |
| 社内機密 | 事業計画、未公開資料、会議資料、財務情報 |
| 認証情報 | ID、パスワード、APIキー、アクセス権限情報 |
| 人事情報 | 評価、給与、採用候補者情報、懲戒情報 |
社員が判断しやすいように、「これは入れてよい」「これは入れてはいけない」を例で示すことが重要です。
匿名化して使う方法
業務でChatGPTを使う場合、情報を匿名化すれば使いやすくなることがあります。
たとえば、顧客名を「A社」、担当者名を「担当者B」、具体的な金額を「概算金額」、個人名を「社員A」に置き換えます。
ただし、匿名化しても社外秘の資料や契約内容を丸ごと入力してよいわけではありません。
匿名化は、あくまでリスクを下げる方法の一つです。入力してよい範囲は会社として決めておきましょう。
会社で使うツールを指定する
社員が個人アカウントで自由にAIツールを使うと、利用状況を管理しにくくなります。
会社で利用する場合は、どのツールを使うかを指定することが望ましいです。
確認したいポイントは次の通りです。
- 入力データの扱い
- 学習利用の有無
- アカウント管理
- ログ管理
- 管理者設定
- 利用規約
- 法人向けサポート
ツールの機能だけでなく、会社として管理できるかを確認することが重要です。
社内ルールのサンプル
最初に作るルールは、難しい規程でなくても構いません。
たとえば、次のような内容です。
1. 顧客情報、個人情報、契約内容、社外秘資料は入力しない。
2. AIの回答は必ず人が確認する。
3. 外部公開する文章は責任者が確認する。
4. 業務で使うAIツールは会社が指定したものに限る。
5. 判断に迷う情報は入力前に上長へ確認する。この程度のルールでも、何も決めないより安全に使えます。
運用しながら、業務に合わせてルールを更新していくことが大切です。
部署別に注意すべきこと
部署によって、ChatGPT利用時の注意点は変わります。
営業
営業では、顧客名、商談内容、見積金額、契約条件をそのまま入力しないようにします。
フォローメールの下書きや提案書の構成案を作る場合は、必要に応じて情報を伏せます。
人事
人事では、社員情報、採用候補者情報、評価情報の扱いに注意します。
求人票のたたき台や面接質問の案出しには使えますが、採用判断や評価判断をAIに任せるべきではありません。
経理・管理部門
経理では、請求書、支払条件、財務情報、口座情報などを扱います。
AIには判断を任せず、社内向け説明文やチェックリスト作成など、情報リスクが低い用途から使うのがおすすめです。
事故を防ぐ運用
ルールを作るだけではなく、運用も必要です。
次のような仕組みを作ると、リスクを下げられます。
- 入力禁止情報の一覧を社内で共有する
- よく使うプロンプトを用意する
- 外部公開前の確認フローを決める
- 問題が起きたときの相談先を決める
- 定期的にルールを見直す
特に、社員が判断に迷ったときに相談できる窓口を決めておくことが重要です。
安全に始めるためのステップ
ChatGPTを安全に始めるなら、次の順番がおすすめです。
- 利用目的を決める
- 入力禁止情報を決める
- 会社で使うツールを決める
- 小さな業務で試す
- 出力確認の担当者を決める
- 1か月後にルールを見直す
最初から完全な規程を作ろうとすると、導入が止まりやすくなります。まずは最低限のルールで小さく始め、運用しながら改善します。
よくある質問
ChatGPTに社名を入れてもよいですか？
公開情報としてすでにWebサイトに載っている社名であれば、リスクは比較的低いです。
ただし、未公開の取引先名、商談内容、契約条件と組み合わせて入力する場合は注意が必要です。
顧客メールをそのまま貼り付けてもよいですか？
基本的には避けた方が安全です。
顧客名、担当者名、メールアドレス、問い合わせ内容に個人情報や機密情報が含まれる可能性があります。必要な部分だけを匿名化して使いましょう。
AIの回答を社外資料に使ってもよいですか？
使う場合は、人が内容を確認し、自社の見解や実績を加える必要があります。
AIの回答は一般論になりやすく、誤りが含まれることもあるため、外部公開前の確認フローを決めておきましょう。
セキュリティルールを社内に浸透させる方法
ChatGPTのセキュリティルールは、作って終わりではありません。
社員が日常業務で判断できるように、わかりやすく共有する必要があります。
具体例で説明する
「機密情報を入力しない」とだけ伝えても、社員は迷います。
たとえば、次のように具体例で伝えると判断しやすくなります。
- 顧客名は入力しない
- 顧客から届いたメールをそのまま貼り付けない
- 見積書や契約書をそのまま入力しない
- 社員評価や採用候補者情報を入力しない
- 公開前の事業計画を入力しない
具体例があると、現場で「これは入れてよいのか」を判断しやすくなります。
使ってよい例も示す
禁止事項だけでは、社員は使いにくくなります。
安全に使いやすい例も示しましょう。
- 社内向け案内文の下書き
- 公開情報をもとにした資料構成
- 機密情報を含まない議事メモの整理
- 一般的なメール文面の言い換え
- マニュアルの見出し作成
使ってよい例があると、社員は安心して試せます。
定期的に見直す
AIツールの機能や規約は変わります。
最初に作ったルールをずっと使い続けるのではなく、3か月に1回程度は見直すとよいでしょう。
チェック体制の作り方
ChatGPTの出力を安全に使うには、確認体制も必要です。
社内利用だけの場合
社内メモや議事録など、社内だけで使う場合でも、事実関係の確認は必要です。
会議の決定事項、担当者、期限などに誤りがないかを確認します。
顧客に送る場合
顧客に送るメールや資料では、より慎重な確認が必要です。
相手の名前、金額、契約条件、納期、表現の温度感を確認します。
Webに公開する場合
記事、プレスリリース、SNS投稿など、外部公開する文章は責任者が確認します。
誤情報、著作権、表現リスク、自社の見解との整合性を確認しましょう。
管理者が見るべきポイント
会社としてChatGPTを使う場合、管理者は次の点を確認します。
- どの部署が使っているか
- どの業務で使っているか
- 入力禁止情報が守られているか
- 社員が困っていることは何か
- ルールが厳しすぎて使われていないか
- 追加でテンプレートが必要な業務はあるか
セキュリティは、禁止するだけではなく、安全に使える状態を作ることが目的です。
セキュリティと活用を両立する考え方
ChatGPTの利用は、リスクを理由に全面禁止することもできます。
しかし、社員が個人判断で外部ツールを使ってしまうと、会社として管理できなくなる可能性があります。
そのため、現実的には「使ってよい範囲」を決め、管理しながら使う方が安全です。
まずは、機密情報を扱わない業務から始めます。次に、入力禁止情報、確認フロー、利用ツールを決めます。運用しながら、必要に応じてルールを更新します。
この進め方であれば、セキュリティを守りながら業務効率化にもつなげられます。
導入前の確認チェックリスト
ChatGPTを会社で使い始める前に、次の項目を確認しましょう。
- 入力禁止情報を具体的に決めている
- 使ってよい業務を決めている
- 会社として利用するツールを決めている
- 出力を確認する人を決めている
- 顧客向け・外部公開向けの確認フローがある
- 社員が判断に迷ったときの相談先がある
- ルールを見直すタイミングを決めている
このチェックリストを満たしていれば、最初の運用は始めやすくなります。
万が一問題が起きたときの対応
ChatGPT利用で問題が起きた場合に備えて、対応手順も決めておきます。
たとえば、誤って機密情報を入力した、AIの誤情報を顧客に送ってしまった、外部公開した文章に問題があった、といったケースです。
問題が起きたときは、まず利用内容を確認します。誰が、いつ、どの情報を入力し、どの出力を使ったのかを整理します。
次に、影響範囲を確認します。社内だけの問題なのか、顧客や外部に影響があるのかを分けます。
そのうえで、必要に応じて顧客対応、社内共有、ルール見直しを行います。
重要なのは、問題が起きてから慌てて判断しないことです。あらかじめ相談先と対応フローを決めておくと、被害を小さくできます。
セキュリティ教育もセットで行う
ChatGPTのルールを作っても、社員が理解していなければ守られません。
そのため、短い説明会や社内共有の場を設けるとよいでしょう。
説明する内容は、難しい技術解説ではなく、実務で迷いやすいポイントに絞ります。
- 入力してはいけない情報
- 使ってよい業務
- AIの回答を確認する理由
- 判断に迷ったときの相談先
- 外部公開前の確認フロー
セキュリティ教育は、一度で終わらせるより、運用しながら繰り返し共有する方が定着します。
特に新入社員や中途入社者には、AI利用ルールをオンボーディング時に共有すると安全です。
ルールを知っている人を増やすことが、事故を防ぐ基本になります。
まとめ
会社でChatGPTを使うときは、情報漏えいを防ぐために、入力してはいけない情報を具体的に決めることが重要です。
同時に、AIの回答をそのまま使わず、人が確認する前提も必要です。
最初は機密情報を扱わない業務から小さく始め、社内ルールを整えながら活用範囲を広げると、安全に進めやすくなります。
自社の業務に合わせたルールを整理したい場合は、無料相談で現状から一緒に確認できます。
